Wenngleich das Berichtsheft nicht benotet wird, ist es dennoch unverzichtbar. Es dient als offizieller Nachweis darüber, was du während deiner Ausbildung gelernt hast und jeder Auszubildende ist zum Führen eines solchen Heftes verpflichtet. Je nach vorgegebener Methode dokumentierst du täglich oder wöchentlich, was du im Ausbildungsalltag getan hast. Was es zu beachten gilt und worauf es ganz besonders ankommt, erfährst du hier! Wir geben Tipps und praxistaugliche Beispiele, die dir beim Verfassen deines Berichtsheftes helfen.

Was ist eigentlich ein Berichtsheft?

Das Berichtsheft – manchmal auch Ausbildungsnachweis genannt – ist eine Art Kalender oder Tagebuch, in dem Azubis ihre Ausbildungsinhalte knapp dokumentieren. So können sie das Gelernte in Protokollform Revue passieren lassen. Dem Ausbilder dient es gleichzeitig als Nachweis über die Fähigkeiten und Fachkenntnisse, die sich der Auszubildende während seiner Ausbildung angeeignet hat. Du legst es ihm regelmäßig vor, so dass er deine Eintragungen abzeichnen kann. Jeder Auszubildende ist laut Berufsbildungsgesetz (BBiG, §13, Nr. 7) dazu verpflichtet, ein Berichtsheft zu führen. Zudem ist es Voraussetzung für die Teilnahme an der Abschlussprüfung. Da es mehrere Arten von Berichtsheften gibt, solltest du deinen Ausbilder gleich zu Beginn fragen, welche Form er erwartet.

Fällt die Entscheidung für die handschriftliche Variante, kannst du normalerweise auf Berichtshefte deines Arbeitgebers zurückgreifen, der dazu verpflichtet ist, dir solche zur Verfügung zu stellen. Du kannst entsprechende Hefte, die vorgedruckte Tabellen und Unterschriftsfelder enthalten, aber auch selbst kaufen. Digital gibt es mit Hilfe von Vorlagen die Möglichkeit, deine Berichte via Word, Excel oder einem anderen Programm zu verfassen. Je nach Vereinbarung musst du den Bericht dann eventuell nicht einmal ausdrucken. Online gibt es die Möglichkeit, entweder auf eine Berichtsheft-Software zurückzugreifen oder ein Online-Berichtsheft zu nutzen. Manche Software lässt sich auch bequem am Smartphone bedienen. Voraussetzung hierfür ist, dass dein Arbeitgeber ebenfalls bereit ist, die Onlineversion zu nutzen.

Wie schreibt man ein Berichtsheft?

Die gute Nachricht: Ob du dein Berichtsheft als Fließtext oder in Stichpunkten verfasst, darfst du für gewöhnlich selbst wählen. Dabei formulierst du deine Aufzeichnungen in der Vergangenheitsform. Grundsätzlich ist beim Stil und den Formalia auf Einheitlichkeit zu achten. So solltest du beispielsweise jede Seite mit deinem Namen, dem Ausbildungsjahr und dem Berichtszeitraum versehen. Schreibst du täglich, notiere in der letzteren Spalte also den jeweiligen Tag; besteht dein Berichtsheft aus Wochenrückblicken, notiere den Wochenzeitraum oder die Kalenderwoche.

Auf den Inhalt kommt es an!

Neben den Formalia geht es im Berichtsheft natürlich vor allem um den Inhalt. Dieser sollte stets knapp beschreiben, was du im erwähnten Zeitraum im Betrieb gemacht hast. Ob du einen Kunden beraten, das Labor geputzt, eine Software installiert oder Programmieren gelernt hast – all das findet sich in deinem Berichtsheft. Auch Schulungen oder Unterweisungen werden eingetragen. Wichtig: Notiere, wie viele Stunden die jeweilige Tätigkeit in Anspruch genommen hat.

Beispiel für das Beschreiben betrieblicher Tätigkeiten (Friseur)

Kundin beraten, Farbe aufgetragen, Farbe abgespült, geföhnt (2 Std.), Herrenhaarschnitt (0,5 Std.), Herrenhaarschnitt mit Kopfmassage (0,7 Std.), Kinderhaarschnitt (0,3 Std.), Augenbrauen gefärbt und gezupft (0,5 Std.), zwei Frauenhaarschnitte inklusive Waschen und Föhnen (3,5 Std.), Salon gereinigt und Getränke zubereitet (0,5)

Nicht vergessen: Auch die Inhalte des Berufsschulunterrichts gehören in dein Berichtsheft. Es genügt, die behandelten Themen aufzulisten und darauf zu achten, wie ausführlich welches Thema behandelt wurde.

Auf den Punkt

Mit der Zeit wird dir das Erstellen deiner Berichtshefteinträge leichtfallen – du erhältst Routine. Als Orientierung, wie ausführlich deine Eintragungen sein sollten, kann die Direktive der Industrie- und Handelskammer (IHK) dienen. Sie gibt als Richtwert vor, etwa eine DIN-A4-Seite pro Woche oder Monat zu formulieren.

Neben deinen Berichten setzt sich der Ausbildungsnachweis auch noch aus dem Deckblatt und einer Kopie deiner Ausbildungsordnung zusammen. Solltest du einmal krank sein und deshalb nicht im Betrieb oder der Berufsschule erscheinen können oder Urlaub nehmen, notiere auch das im Berichtsheft. Wichtig: Die Ausbildungsnachweise musst du stets unterschreiben. Bist du unter 18 Jahre alt, übernehmen das deine Eltern.

Nach Lust und Laune Berichtsheft schreiben?

Wer regelmäßig am Berichtsheft schreibt, ist klar im Vorteil und macht sich langfristig weniger Stress. Einerseits, weil täglich oder wöchentlich weniger geschrieben werden muss, als halbjährlich unter Zeitdruck; andererseits, weil die Erinnerungen an Ausbildungsinhalte und Erlebtes mit der Zeit verblassen und es dann sehr schwer fallen kann, sie zu rekonstruieren. Bei wöchentlichen Berichtsheften ist es hilfreich, sich täglich Notizen zu machen, beispielsweise im Smartphone oder Notizheft. Für einen Wochenbericht benötigst du erfahrungsgemäß etwa eine halbe Stunde Zeit. Wer ohnehin täglich Berichtsheft schreiben muss oder möchte, wird am Tag nicht länger als fünf oder zehn Minuten für die Aufzeichnungen benötigen.

… ohne Kontrolle?

Dein Ausbilder ist dazu verpflichtet, dein Berichtsheft regelmäßig zu kontrollieren. Einmal in der Woche, beziehungsweise einmal im Monat, muss er deine Berichte kontrollieren und abzeichnen. Sollte dein Chef oder Ausbilder das einmal vergessen, erinnere ihn ruhig daran. Zu seinen Aufgaben gehört nämlich auch, dir mit Ratschlägen zur Seite zu stehen.

Der ein bis zwei Seiten lange Bericht umfasst meist ein bestimmtes Fachthema und setzt sich deutlich dezidierter damit auseinander als das Berichtsheft. Das Thema kann vorgegeben oder vom Auszubildenden gewählt sein. So schreibt ein angehender Anlagenmechaniker für Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik zum Beispiel über die optimale Dämmung von Heizungen; ein angehender Medizinisch-technischer Assistent beispielsweise über Hygienekonzepte im Labor.

• Schreibzeit fürs Berichtsheft ist Arbeitszeit, das bedeutet: Du darfst während der Arbeitszeit im Ausbildungsbetrieb am Bericht schreiben.
• Das Heft kann bei der Vorbereitung auf deine Zwischen- und Abschlussprüfung sehr nützlich sein.
• Das Berichtsheft dient als Protokoll und kann auch hilfreich sein, sollte es einmal zu Meinungsverschiedenheiten zwischen Azubi und Betrieb kommen.
• Es schult dich darin, Arbeitsprozesse zu dokumentieren.
• Fotos und Skizzen machen sich immer gut im Berichtsheft und helfen dir, dich an Erlerntes besser zu erinnern.